Savoir utiliser une boîte mail est essentiel lorsque l’on est chef d’entreprise. Cerfrance Corse-du-Sud vous donne alors un petit guide de survie afin de vous (re)familiariser avec cet outil.

Se présenter de façon efficace

L’identité que l’on souhaite donner à son compte est très importante. Dans un cadre professionnel, il est vivement conseillé d’opter pour une présentation formelle du type : prénom.nom@moncompte.com ou bien utiliser le nom de son entreprise. Cette description a l’avantage de dire qui l’on est dès le début.

Choisir un intitulé explicite

Un mail doit pouvoir être identifié facilement et rapidement grâce au champ « objet ». L’intitulé doit donc être explicite sans prêter à confusion. Cette précision donnera au courriel une visibilité immédiate et, une fois archivé, ce courriel gardera une signification forte immédiatement exploitable.

Distinguer CC et CCI

Attention à l’utilisation des fonctions CC (copie carbone) et CCI ou BCC (copie carbone invisible) ! Ces deux champs servent à saisir les adresses des différents destinataires du courriel, mais ils ne jouent pas le même rôle. Le champ CC permet de rendre visibles toutes les adresses des destinataires ; quant au champ CCI, il permet d’expédier le même courriel à plusieurs destinataires, mais sans que ceux-ci ne voient la liste des autres destinataires.

Doser la longueur des paragraphes

Le corps principal du courriel, quant à lui, admet plusieurs formes. Mais, là aussi, quelques règles éditoriales de bon sens s’imposent : un paragraphe ne doit pas dépasser cinq phrases et chacun des paragraphes doit avoir une cohérence propre. Il faut également sauter une ligne entre chaque paragraphe afin de donner du relief et de la clarté à l’ensemble du texte.

Soigner l’orthographe

Les messageries offrent quasiment toutes un correcteur orthographique. Les fautes d’orthographe et les conjugaisons hasardeuses sont désormais signalées. Mais ces correcteurs ont l’avantage de nettoyer les erreurs les plus grossières ou les fautes d’inattention.

Nettoyer la messagerie

Cette phase de nettoyage est plus facile à mettre en place lorsqu’elle se fait au jour le jour plutôt que d’attendre la fin de la semaine ou la fin du mois. Rappelons que cette suppression doit être réalisée dans la boîte de réception, mais aussi dans les messages envoyés et, bien entendu, dans la corbeille. Accessoirement, cela permet aussi d’accroître les capacités de stockage de la messagerie. Il est également conseillé de mettre à jour les abonnements aux listes de diffusion et newsletters.

Archiver les messages

Ce classement à la volée présente le grand avantage d’être réalisé par l’utilisateur lui-même qui peut créer autant de catégories qu’il le souhaite. Avantage supplémentaire sur le classement par dossier traditionnel : les mails peuvent être présents dans différentes catégories à la fois. Et si ce classement à la volée n’est pas suffisant, les messageries proposent également un moteur afin de retrouver les messages recherchés.